Корпоративный портал
«Новониколаевского элеватора»

О компании

ООО «Новониколаевский элеватор» – предприятие в Волгоградской области, занимающееся закупкой, хранением, формированием партий и поставкой сельскохозяйственной продукции. Компания выступает посредником между сельхозпроизводителями и оптовыми потребителями зерновых и масличных культур, обеспечивая как физическую транспортировку и хранение грузов, так и сопровождение сделок. Элеватор может как сам купить продукцию у фермеров, так найти им покупателя, предоставить транспорт и подготовить документы.

Задача

Для повышения эффективности работы при ведении документооборота и сопровождении сделок компании требовался корпоративный портал. Инструменты этого портала должны были автоматизировать рутинные процессы – перемещение документов между участниками, согласование договоров, утверждение оплаты, поиск транспорта для перевозки продукции, его оплата и т.д. Было необходимо оцифровать имеющиеся бизнес процессы и внутреннюю схему проведения сделки с комментариями и обсуждениями.

Специфика данного проекта состояла в том, что логика работы CRM тут была «вывернута наизнанку». Обычно корпоративные порталы рассчитаны на продажи и подсчет выручки, в данном же случае речь шла о закупках и расходах.

Например, типичный сценарий прохождения сделки по приобретению продукции, который надо было автоматизировать, выглядел так:

менеджер принимает заявку от фермера, желающего продать зерно. В систему вносится запрос по документации: счет, иные необходимые документы, запрос договора;
собранные данные проверяют юрист и бухгалтер, оставляют свои комментарии;
если документы в порядке, готовый договор отправляется на подпись руководству с сопроводительными документами;
выбирается подрядчик для транспортировки;
фермер получает договор и данные перевозчика;
после транспортировки формируется отчет по весам;
бухгалтерия закрывает перевозку;
оформляется заявка на оплату, ее должны одобрить менеджер, руководитель и финансовый директор;
заявка отправляется в бухгалтерию, которая производит выплату;
оформляются закрывающие документы, данные вносятся в таблицу для аналитики.

Решение

В рамках работы над проектом наши специалисты выполнили следующие работы.

1. Настроили сервер и установили модуль портала
В качестве платформы для корпоративного портала был выбран Битрикс24. Это ПО представляет все необходимые для реализации задачи инструменты – распределение ролей, движение сделок, доставка уведомлений, изменение полей сделки.
2. Автоматизировали бизнес-процессы
Для оперативной обработки сделки по покупке и транспортировке сельхозпродукции необходимо было автоматизировать все ее этапы – от получения заявки до оформления закрывающих документов. Как только заводится карточка сделки, запускается бизнес-процесс по ее сопровождению, вся актуальная информация, включая документы, согласования, переписку, записи звонков, доступны из карточки. Весь процесс закупки отображается графически, карточка перемещается по этапам работы, руководство компании может в любой момент отследить ее состояние. На последнем этапе собираются закрывающие документы и аналитические данные, которые переносятся в таблицу.

Этапы обработки заявок от фермеров

Этапы работы со сделками

3. Настроили CRM для оперативной обработки заявок от клиентов

Карточки сделки поступают из двух источников. Во-первых, сделку может открыть менеджер, обзванивающий местных производителей сельскохозяйственной продукции и договаривающийся о поставках. Во-вторых, карточка заводится автоматически после входящего обращения – письма или звонка. В CRM были созданы новые разделы, включая перевозчиков, различные заявки на оплату, привязанные к конкретной сделке, статусы транспортировки.

Карточка сделки

4. Добавили кастомные справочники и запрограммировали компоненты для их представлений

Основные рабочие справочники – по автомобилям и культурам. Справочник по автомобилям позволяет подобрать транспорт под конкретный груз и содержит информацию о номере, владельце, местоположении, контактах, грузоподъемности и т.д. Менеджер может фильтровать грузовые автомобили по необходимым параметрам, чтобы обеспечить максимально эффективную перевозку груза. Были написаны смарт-процессы, например, для выбора подрядчика для транспортировки груза по заданным параметрам. Сложность этого модуля состояла в том, что его нельзя было собрать стандартными инструментами Битрикс24, необходимо было писать свой код на PHP. Кроме того, в смарт-процессы были добавлены пользовательские поля.

Справочник по автомобилям с основными характеристиками транспортных средств

Справочник по перевозчикам с контактной информацией владельцев транспортных средств

5. Настроили интеграцию с IP телефонией для обработки звонков

Все входящие звонки, включая пропущенные, автоматически фиксируются в CRM. Если в базе уже есть номер, с которого поступает звонок, то он переадресуется ответственному за этот контакт менеджеру. Все разговоры записываются и хранятся в CRM, если номер соответствует сделке, запись разговора будет подшита к ее карточке. Была реализована возможность заказа обратного звонка. Также была настроена интеграция с WhatsApp с помощью OLChat для отправки уведомлений на разных стадиях сделки. Уведомления приходят не только в CRM, но и на смартфон вовлеченного в бизнес-процесс сотрудника.

Живая лента в CRM

Для аналитики настроены план продаж и отчеты. Отчеты представляют собой таблицы, собирающие данные по полям сделки и автоматически обновляющиеся при движении сделки по сценарию.

Сводный отчёт по сделкам за выбранный период

Результат

Работа над проектом началась в августе 2021 года, автоматизация бизнес-процессов проводилась с марта по август 2022. После этого сотрудничество с элеватором ведется в формате технической поддержки, организован оперативный чат, куда заказчик может обратиться в случае какой-либо проблемы и быстро ее решить.

В настоящее время сотрудники «Новониколаевского элеватора» активно используют корпоративный портал в ежедневной работе.