Как зерновая компания «Сто Пудов» навела порядок в бизнес-процессах с помощью Битрикс24 и увеличила количество сделок на 25%

Клиент: ООО «Зерновая компания  «Сто Пудов».
Чем занимается: закупка, хранение, транспортировка и продажа зерна.
Главная задача: навести порядок в основных бизнес-процессах – от закупки до транспортировки.
Главный результат: время на подбор перевозчиков сократилось с нескольких часов до 20 минут, а количество сделок увеличилось на 25% благодаря ускорению и систематизации процессов.

В чем была проблема?

• Контакты фермеров в записных книжках. Это приводило к потере коммуникаций, забытым сделкам и невыполненным обещаниям.
• Нет системы контроля задач. Задачи забывались, поручения оставались невыполненными, а сроки затягивались.
• Сложности с логистикой. Подбор перевозчиков занимал часы, так как не было централизованной базы транспортных компаний и данных о транспортных средствах.
• Скорость прохождения процессов влияла на прибыль. Медленное выполнение этапов и ограниченное количество параллельных сделок снижали доходы и возможности для роста.

Эти проблемы делают работу компании неэффективной и мешают масштабированию бизнеса.

Какое решение?

Компания остановила свой выбор на Битрикс24. Основные причины выбора этого решения:

• Встроенная CRM для ведения сделок.
• Автоматизация задач, бизнес-процессов и контроль поручений.
• Возможность интеграции с другими системами, включая 1С.
• Централизованная база данных перевозчиков и сотрудников.

Что сделали?

1. Проанализировали процессы компании:
Провели серию встреч с ключевыми сотрудниками компании: учредителями и топ-менеджерами, руководителями подразделений, заготовителями и логистами. Выяснили, кто участвует в закупке и транспортировке зерна, основные этапы этих процессов.

По итогу анализа выявили ключевые проблемы: отсутствие единой базы данных, размытые зоны ответственности, отсутствие автоматизации документооборота и контроля задач. На основе этих данных сформулировали задачи по проектированию воронок, канбан-досок и смарт-процессов.

2. Настроили сервер и установили коробочную версию Битрикс24:
Для обеспечения безопасности данных компании был настроен выделенный сервер. На него установили коробочную версию Битрикс24, чтобы адаптировать систему под специфические требования бизнеса.

3. Повторили оргструктуру компании в Битрикс24 и настроили права доступа:
Воспроизвели организационную структуру компании в системе, включая отделы, роли и должности. Для каждой роли настроили права доступа: сотрудники получают доступ только к той информации, которая необходима для их работы. Это обеспечило безопасность данных и исключило возможность ошибок или утечек информации.

4. Настроили в CRM основную воронку:
Сделки структурировали по этапам — от первой коммуникации до завершения. На каждом этапе система автоматически запускает бизнес-процессы и ставит задачи ответственным сотрудникам. Руководители отделов видят эти задачи и могут контролировать сроки их выполнения.

5. Настроили карточки сделок, контактов и компаний:
Создали шаблоны карточек, которые содержат ключевую информацию о сделках, клиентах и перевозчиках. В карточке сделки мы запрограммировали поля, которые позволяют выбрать тип зерновой культуры, указать количество тонн и качество.

• Стандартные «Товары» в CRM не подошли, так как они сразу влияют на стоимость сделки.
• В текущей бизнес-модели стоимость определяется значительно позже, после проведения экспертизы качества зерна.
  Это решение исключает ошибки при внесении данных и ускоряет процесс обработки информации.

6. Закрепили фермеров за заготовителями:
В CRM настроили четкую привязку фермеров к заготовителям. Теперь каждый заготовитель видит всю историю взаимодействий и отвечает за выполнение сделок.

7. Подключили IP-телефонию и настроили интеграцию с WhatsApp:
Теперь все коммуникации с фермерами записываются. Руководитель отдела может открыть любую сделку, посмотреть переписку, прослушать запись разговора, вовремя вмешаться в ситуацию и повлиять на ход сделки.

8. Настроили базу перевозчиков:
В систему добавили информацию о перевозчиках, их контакты, данные об автомобилях. Теперь логисты быстрее подбирают подходящий транспорт по параметрам, с учетом расположения фермера и перевозчика.

9. Добавили смарт-процесс оплат:
В зависимости от условий сделки оплата может быть полная, частичная, до/после погрузки и еще массы особенностей. Сделали отдельный смарт-процесс, в котором элементы создаются именно в тот момент, когда оплата согласована и нужно оплачивать зерно. Интеграция с WhatsApp упростила уведомление фермеров об отправленной оплате.

10. Добавили смарт-процесс транспортировок:
Нередко логисту необходимо организовать транспортировку большого количества зерна несколькими автомобилями или одним автомобилем, но несколькими рейсами. Логист подбирает транспортное средство, связывается с перевозчиками и организовывает трансфер. Все договоренности и коммуникации фиксируются в карточке смарт-процесса.

11. Настроили систему отчетности:
Разработали отчеты, которые позволяют руководителям отслеживать выполнение задач, прогресс по сделкам и эффективность работы сотрудников. Это улучшило контроль процессов и дедлайнов, позволило оперативно реагировать на проблемы и решать их.

Какие результаты?

Внедрение Битрикс24 привело к заметным улучшениям в работе компании:

• Скорость процессов:
  Подбор транспорта сократился с нескольких часов до 30 минут.
• Увеличение оборота:
  Количество сделок выросло на 25% за счет ускорения работы и возможности параллельно вести больше операций.
• Точность данных:
  Автоматизация документооборота исключила ошибки, связанные с ручным вводом данных.
• Контроль и прозрачность:
  Руководители видят статус всех задач, этапы сделок и коммуникации в одном окне, что помогает оперативно реагировать на проблемы.
• Рост прибыли:
  За счет ускорение основных бизнес-процессов: закупка, транспортировка, хранение, продажа. А увеличение количества параллельно обрабатываемых сделок привели к росту доходов и снижению операционных затрат.

Какие возможности продукта оказались наиболее полезны?

• Настройка прав доступа с учетом оргструктуры.
  Реализовали настройку прав доступа для сотрудника с должностью “Заготовитель”. Теперь новый сотрудник в отделе закупок автоматически получает нужные права.
• Канбан-доски в задачах с колонками на основе сроков исполнения.
  С помощью колонок по срокам исполнения можно легко расставлять приоритеты, фокусируясь на наиболее срочных задачах.
  Канбан-доска позволяет легко перемещать задачи между колонками, что делает процесс управления задачами более гибким и эффективным.

Совет коллегам

«Битрикс24 позволил отказаться от ежедневников и хранения контактов клиентов в эксельках. Единое информационное пространство позволило увидеть серые зоны в наших процессах и показало точки роста. Отдельного внимания заслуживает список контактов всех сотрудников. Он позволяет сократить процесс адаптации новичков, потому что сразу видно кто в компании за что отвечает, кто на какой должности и все телефоны под рукой».

Роман Киселев, директор компании

Что дальше?

Зерновая компания «Сто Пудов» планирует автоматизировать этапы хранения и продаж. Для этого предстоит настроить интеграцию Битрикс24 с 1С. Это позволит навести порядок в ведении учёта зерна на складах и автоматизировать управление запасами.