Как «Логема» еженедельно экономит 5 часов HR, «подружив» Битрикс24 и HeadHunter

Ранее мы писали про отдел продаж, который настолько привык обрабатывать лиды и работать с задачами в Битрикс24, что отрицает существование других сервисов. А все новые каналы продаж можно подключить посредством стандартных настроек или по API к Битрикс24 и навертеть там нужный полезный функционал.

Аналогичный опыт мы масштабировали на HR-направление, конкретно на процессе работы с откликами. В этом кейсе ответим на вопросы – зачем нужна интеграция hh.ru с Битрикс24, как реализовать настройку двух сервисов, и какие изменения произойдут в работе HR после автоматизации ключевых процессов.

1. Предыстория: почему мы заморочились с интеграцией HeadHunter и Битрикс24, когда в ЛК сервиса всё есть

В инхаус-команде HR решает вопросы не только поиска-найма кандидатов, но и 10+ других задач. Битрикс24 позволяет «упаковать» найм сотрудников в единый процесс с системой уведомлений на всех этапах. Для HR это типа дорожной карты. На этапе оформления и адаптации сотрудников к этому процессу подключается бухгалтер и офис-менеджер – с помощью уведомлений в Битрикс24 они узнают, когда этот момент настал.

Автоматизация отбора кандидатов поможет не просто сэкономить время, но и настроить этапы воронки наймы под HR. 

Для «Логемы» HeadHunter – основной канал поиска новых специалистов:

• 95% – находят наши вакансии на hh.ru;
• 4% – откликаются через форму обратной связи на нашем сайте;
• 1% – находят вакансии на сайтах-агрегаторах и пишут нам на email или в Телеграм-бот.

Мы стараемся максимально оптимизировать рабочий процесс сотрудников и практикуем принцип «одного сервиса», в котором можно работать с входящими обращениями (лидами, откликами на вакансии, предложениями о сотрудничестве), с задачами и документами, коммуницировать с сотрудниками.

Веские причины интеграции HeadHunter с Битрикс24

В случае с HR нужно было систематизировать поток входящих откликов с hh.ru, чтобы узнавать о новых кандидатах в Битрикс24. Когда за рабочую неделю прилетает пара десятков откликов – это не кажется проблемой. Но в инсайдерской информации от нашего HR фигурирует цифра до 100 откликов в неделю. И это только верхушка айсберга.

Причин «подружить» Битрикс24 и hh.ru гораздо больше:

1. Автоматизация процесса найма и повышение его эффективности.
Пока HR проводит собеседование с кандидатом, в воронке «Отклик соискателя» копятся новые резюме.

2. Централизованное хранение данных кандидатов с их резюме
База с данными всех кандидатов хранится в Контактах.

3. Экономия времени HR на переключение между сервисами HeadHunter ⇆ Битрикс24.
Работать со всеми рабочими задачами в одном сервисе очень удобно и продуктивно.

4. Использование привычной воронки HR, где есть ключевые этапы: от отбора до адаптации нового сотрудника в компании.
На hh.ru не предусмотрен этап адаптации сотрудника, а это важный финальный этап найма, который позволяет понять, насколько успешно новый сотрудник освоился в компании.

5. Контроль отбора и найма кандидатов более прозрачный и удобный.
Функционал HeadHunter стандартный (но не гибкий!), подходит для отбора кандидатов – до этапа найма и адаптации сотрудника. Там нет системы уведомлений – эту информацию надо держать в голове, в Excel, в календаре или в каком-то другом сервисе. В Битрикс24 настроены необходимые этапы воронки для HR, а роботы помогут не забыть завершить каждый этап в срок.

6. Выстраивание эффективного взаимодействия HR с другими отделами.
В Битрикс24 мы настроили систему уведомлений для HR в зависимости от задач на том или ином этапе найма: не забыть связаться с кандидатом, в срок провести интервью и вовремя подключить к процессу найма бухгалтера и офис-менеджера. И это только часть настроенных роботов в Битрикс24.

7. В «Логеме» единая система работы для сотрудников в Битрикс24
Все бизнес-процессы настроены для удобства сотрудников и во благо экономии их времени.

Спойлер: на все настройки потратили 5 часов. Ежедневная экономия времени HR – 1 час.

2. Настройка интеграции Битрикс24 и HeadHunter

Признаемся честно: супер простой интеграции Битрикс24 с HeadHunter в один клик нет. Предстоит поколдовать с выгрузкой резюме в Карточку Контакта и разгадать головоломку, как сделать так, чтобы ЛИДы с hh.ru не попадали в CRM отдела продаж и не искажали отчетность и аналитику. Хорошая новость – всё решаемо за 1 рабочий день.

А теперь о самом процессе интеграции: понадобится российская учетная запись hh.ru и аккаунт Битрикс24 с правом доступа Интегратор/администратор. Далее специалисты «Логемы» сделали следующее:

• Установили приложение hh.ru из Битрикс24 Маркета. Для пользования приложением требуется оплатить подписку на Маркет в Битрикс24;
• Настроили выгрузку резюме в Карточку Контакта (Кандидата) в формате pdf;
• Настроили бизнес-процесс: когда приходит лид с hh.ru, создается Карточка Контакта и новый отклик кандидата вместе с резюме попадает в воронку «Отклик соискателя»:

• Настроили бизнес-процесс, в рамках которого удаляется ЛИД из CRM, если успешно создана Карточка Отклика в воронке HR «Отклик соискателя». Это позволяет на засорять воронку лидов отдела продаж и не искажать отчетность и аналитику по лидам:

• Настроили бизнес-процесс, который из карточки ЛИДа файл с резюме кандидата из таймлайна передаёт в Карточку «Отклик соискателя» (воронка HR) отдельным полем:

• Настроили воронку для HR с основными этапами:
  — подбор персонала: этап «Новый кандидат»;
  — отбор кандидатов: этап «Интервью проведено»;
  — приём на работу: этап «Предложение о Работе»;
  — адаптация в «Логеме»: этап «Подготовка к выходу Нового Сотрудника», «Первый рабочий день», «Второй рабочий день», «Адаптация».

❛❛Для компаний, которые активно используют HeadHunter для поиска новых сотрудников, интеграция с Битрикс24 упрощает и автоматизирует процесс найма. HR работает с удобной воронкой, в которой отражен полный цикл – от первого касания с резюме кандидата, до адаптации в компании. Если в будущем потребуется, воронку можно масштабировать, например, добавить новые этапы отбора кандидатов или докрутить систему уведомлений, например, если в процесс найма должен подключаться еще один сотрудник.

Кроме того, инструменты CRM помогают собрать нужные данные кандидата, а система уведомлений (роботы) – автоматически подключает других ответственных коллег и напоминает HR о предстоящих задачах. Всё оптимизировано и автоматизировано. Битрикс24 можно назвать идеальным рабочим местом для HR, которое настраивает на эффективный найм.❜❜

Екатерина Никульшина,
руководитель отдела автоматизации процессов в компании «Логема»

3. Раздел «Отклики» на HeadHunter VS Воронка «Отклик соискателя» в Битрикс24

Сравнили процесс работы с откликами с hh.ru через личный кабинет сервиса и через Битрикс24. Выделили функционал, который есть в Битрикс24 и он делает работу HR эффективнее. Спойлер: в неделю можно сэкономить 5 часов, в месяц – 20 часов. Если использовать Битрикс24 в работе.

3.1. Работа с HeadHunter через личный кабинет сервиса

• Новые отклики на вакансию попадают в папку «Все неразобранные»;
• Если резюме подходит, оно попадает в папку «Подходящие отклики»;
• Если резюме, не на 100% подходит, оно перемещается в папку «Подумать»;

• Далее резюме сортируется в зависимости от этапа отбора кандидатов: «Интервью», «Предложение о работе»,  «Выход на работу», «Отказ»;
• Понравившиеся резюме попадают в папку «Выход на работу», остальные – в папку «Отказ».

3.2. Работа с HeadHunter через Битрикс24

• Когда приходит лид с hh.ru, создается Карточка Кандидата, в ней прикрепляется резюме в отдельное поле;

• Новый отклик кандидата вместе с резюме попадает в воронку HR «Отклик соискателя»:

• Если кандидат подходит, HR «прогоняет» его по этапам воронки – «Интервью проведено», «Предложение о работе»;
• Если кандидат не подходит – HR завершает работу с откликом;
• Подходящий кандидат получает оффер и попадает на этап «Предложение о работе»;
• На этапе «Подготовка к Выходу Нового Сотрудника» к процессу подключаются сотрудники смежных отделов: в Битрикс24 автоматически создаются задачи на подготовку рабочего места для офис-менеджера и подготовку трудового договора для бухгалтера;
• На этапах адаптации система уведомлений напоминает HR, о чем нужно проинформировать/что показать новому сотруднику;
• Настроенная система уведомлений (роботы) на каждом этапе воронки помогает HR автоматизировать рутину, контролировать сроки найма и адаптации сотрудников;
• Воронка HR в Битрикс24 позволяет отслеживать отклики из других источников: ВКонтакте, Telegram, сайт:

3.3. Сравнение функционала HeadHunter и Битрикс24

Результат интеграции Битрикс24 с HeadHunter

Для компаний, которые работают в экосистеме Битрикс24 и используют hh.ru для поиска кандидатов, настройка интеграции – важный шаг к автоматизации. Полный цикл найма и адаптации сотрудника.

Теперь HR «Логемы» ежедневно:

• экономит 1 час в день на отбор кандидатов;
• использует привычную воронку найма, на которой отражен полный цикл по привлечению новых сотрудников в компанию – от сбора резюме до адаптации на рабочем месте;
• использует единую базу кандидатов, которая автоматически пополняется, когда в воронку HR попадает новый отклик;
• эффективно взаимодействует со смежными отделами, которые участвуют в процессе оформления и адаптации нового сотрудника в компании (бухгалтер и офис-менеджер);
• четко контролирует сроки найма и отбора кандидатов;
• продуктивно проводит адаптацию сотрудника на новом рабочем месте.

При этом Битрикс24 автоматически пополняется новыми контактами кандидатов и формируется база для HR на будущее.

❛❛Мы сейчас активно набираем новых сотрудников и с каждым новым откликом на вакансию процесс отбора становится все более трудоемким. В какой-то момент мы столкнулись с тем, что обрабатывать сотни заявок в неделю в HeadHunter не очень удобно. Нужен был сервис, который позволит систематизировать отклики и хранить информацию о кандидатах в одной CRM. Битрикс24 позволяет удобно сортировать отклики в зависимости от этапа отбора. Плюс не нужно держать в голове, что нужно сделать по новым сотрудникам – сервис автоматически напоминает об этом. Такая автоматизация значительно упростила процесс отбора и позволила сосредоточиться на поиске лучших специалистов в «Логему».❜❜

Олег Пучков,
HR-менеджер в компании «Логема»